Każdy dokument w firmie, organizacji czy instytucji ma określony czas, przez który musi być przechowywany i wykorzystywany. Po upływie tego okresu staje się on zbędny i powinien zostać odpowiednio zniszczony. Dotyczy to zarówno dokumentów w formie papierowej, jak i tych zapisanych w formie elektronicznej, na przykład na dyskach twardych, pamięciach przenośnych, płytach CD, czy kartach pamięci.
Kiedy dokumenty przestają być potrzebne, a czas ich archiwizacji dobiegnie końca, należy zadbać o ich bezpieczne usunięcie. Proces ten jest istotny nie tylko ze względu na ochronę poufnych danych, ale także na przestrzeganie przepisów prawnych. Zaniedbanie tego obowiązku może prowadzić do poważnych konsekwencji, w tym do naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych.
Aby skutecznie i bezpiecznie zniszczyć dokumenty, można skorzystać z różnych metod. W przypadku dokumentów papierowych popularne są niszczarki, które tną papier na drobne kawałki. Natomiast dokumenty elektroniczne należy trwale usunąć z nośników, korzystając z odpowiednich narzędzi do kasowania danych, co uniemożliwi ich odzyskanie.
Prawidłowe zarządzanie dokumentacją po zakończeniu jej okresu archiwizacji jest kluczowe dla zapewnienia bezpieczeństwa i zgodności z przepisami.
Spis treści
Co zrobić ze starymi fakturami?
Zarządzanie dokumentacją, w tym starymi fakturami, jest kluczowym elementem prowadzenia każdej działalności gospodarczej, zarówno w kontekście zgodności z przepisami, jak i utrzymania porządku organizacyjnego. Faktury są dokumentami finansowymi, które mają szczególne znaczenie dla prowadzenia księgowości, dlatego ich odpowiednie przechowywanie, a następnie bezpieczne zniszczenie, jest niezwykle ważne. W niniejszym artykule omówimy, co zrobić ze starymi fakturami, jakie są najlepsze metody ich archiwizacji i niszczenia, oraz jak długo należy przechowywać te dokumenty zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
Przechowywanie faktur – obowiązki prawne
Przepisy prawa nakładają na przedsiębiorców obowiązek przechowywania faktur przez określony czas. W Polsce, zgodnie z ustawą o rachunkowości oraz przepisami podatkowymi, dokumenty księgowe, w tym faktury, muszą być przechowywane przez minimum pięć lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. W przypadku niektórych dokumentów, takich jak faktury związane z nieruchomościami, okres ten może być dłuższy.
Przez cały okres przechowywania, dokumenty te muszą być dostępne na żądanie organów kontrolnych, takich jak Urząd Skarbowy czy ZUS. Dlatego ważne jest, aby były one przechowywane w sposób umożliwiający ich łatwe odnalezienie i udostępnienie.
Archiwizacja faktur
Archiwizacja faktur może odbywać się w formie papierowej lub elektronicznej. Wybór metody zależy od preferencji przedsiębiorcy, a także od specyfiki działalności. W przypadku archiwizacji papierowej, dokumenty powinny być przechowywane w sposób zabezpieczający je przed zniszczeniem, na przykład w zamykanych szafach czy kartotekach, w pomieszczeniach o kontrolowanej wilgotności i temperaturze. Ważne jest, aby dostęp do tych dokumentów miały jedynie osoby upoważnione, co minimalizuje ryzyko ich zgubienia lub zniszczenia.
W przypadku archiwizacji elektronicznej, faktury mogą być przechowywane na serwerach firmowych, w chmurze, lub na innych nośnikach danych. Warto zadbać o regularne tworzenie kopii zapasowych tych danych oraz o ich odpowiednie zabezpieczenie przed nieautoryzowanym dostępem. Archiwizacja elektroniczna ma tę zaletę, że pozwala na szybkie przeszukiwanie dokumentów i ich wygodne przechowywanie na małej przestrzeni.
Niszczenie starych faktur
Po upływie ustawowego okresu przechowywania, przedsiębiorca może zdecydować o zniszczeniu starych faktur. Niszczenie dokumentów księgowych powinno odbywać się w sposób bezpieczny, aby uniemożliwić odczytanie znajdujących się na nich danych. Najlepszym rozwiązaniem jest skorzystanie z niszczarki dokumentów. Urządzenie to rozdrabnia papier na drobne kawałki, co skutecznie uniemożliwia odtworzenie zawartości dokumentu. W przypadku większej ilości dokumentów do zniszczenia, można rozważyć zlecenie tej czynności specjalistycznej firmie zajmującej się profesjonalnym niszczeniem dokumentacji.
Warto również pamiętać, że niszczone powinny być nie tylko faktury, ale także inne dokumenty zawierające dane wrażliwe, takie jak wyciągi bankowe, umowy czy korespondencja biznesowa.
Proces niszczenia dokumentów – zalecenia praktyczne
Przed przystąpieniem do niszczenia dokumentów warto upewnić się, że nie będą one już potrzebne w przyszłości, na przykład do celów dowodowych w sporach sądowych. W przypadku jakichkolwiek wątpliwości co do konieczności dalszego przechowywania dokumentów, warto skonsultować się z prawnikiem lub doradcą podatkowym.
Jeśli firma dysponuje dużą ilością dokumentacji do zniszczenia, dobrym rozwiązaniem jest wprowadzenie procedur regularnego niszczenia starych dokumentów, na przykład raz na kwartał. W wielu przedsiębiorstwach stosuje się specjalne szafki lub pojemniki, do których pracownicy mogą na bieżąco wrzucać dokumenty przeznaczone do zniszczenia. Pojemniki te następnie opróżniane są przez osoby odpowiedzialne za niszczenie dokumentów.
Podsumowanie
Zarządzanie starymi fakturami to zadanie, które wymaga odpowiedniego podejścia, aby zapewnić zgodność z przepisami oraz bezpieczeństwo danych. Przechowywanie dokumentów przez wymagany okres, a następnie ich bezpieczne zniszczenie, to kluczowe elementy tego procesu. Niezależnie od wybranej metody archiwizacji, ważne jest, aby dokumenty były chronione przed dostępem osób nieupoważnionych i przechowywane w warunkach, które zapobiegają ich uszkodzeniu. Bezpieczne niszczenie dokumentów, najlepiej przy użyciu niszczarki, jest ostatecznym krokiem w cyklu życia dokumentacji księgowej, który zapewnia, że poufne informacje nie trafią w niepowołane ręce.
